Souscription à la dématérialisation de vos factures
Cher Client,
ENGIE Solutions vous propose d’adhérer gratuitement au service de dématérialisation fiscale de vos factures avec envoi par mail au format PDF dont les conditions et les modalités sont spécifiées ci-après.
Cette offre s’inscrit dans le cadre de l’amélioration continue de nos processus de vente.
À ce titre, nous avons mis en place une solution de signature électronique des factures clients répondant aux exigences de la dématérialisation fiscale.
Ces factures électroniques émises remplaceront les factures papiers qui vous sont actuellement adressées.
Nous attirons votre attention sur le fait que les factures au format PDF qui vous seront transmises par voie électronique représentent les originaux fiscaux.
Afin d’adhérer à ce service, veuillez prendre connaissance des conditions et modalités des services de facturation électronique « push PDF » et d’archivage puis remplir le formulaire ci-dessous :
Conditions et modalités spécifiques à la démartérialisation des factures
Description de l’offre
I/a – ENGIE Solutions fournit gratuitement des factures électroniques au client qui le désire, en remplacement du support papier envoyé par courrier postal : c’est la Facture Electronique dématérialisée fiscalement, solution « push PDF ».
Les factures électroniques sont transmises au format PDF sur lequel est apposé une signature électronique garantissant leur authenticité et leur intégrité (certificat de type RGS**).
Ces factures électroniques sont transmises par mail et peuvent être mises à disposition du client sur l'Espace Client ENGIE Solutions accessible par le biais d’Internet.
Le document transmis sera l’original fiscal.
I/b – ENGIE Solutions fournit en outre au client, pour lui faciliter le respect de ses obligations légales et réglementaires, un service d’archivage des Factures Electroniques pendant une durée de dix (10) ans accessibles.
En effet, conformément aux dispositions des articles 289 V du Code général des impôts et de l’article 96 F de l’annexe III au code général des impôts, la facture électronique, la signature électronique à laquelle elle est liée ainsi que le certificat électronique qui y est attaché doivent être conservés dans leur contenu originel par le client dans les conditions et les délais prévues aux articles L 102 B et L 102 C du Livre des Procédures fiscales (soit pendant un délai minimum de 6 ans) ainsi qu’aux articles 441-3 et L 110-4 du Code de Commerce (soit pendant un délai minimum de 10 ans).
L’attention du client est attirée sur le fait que, s’il décide de conserver par ses propres moyens les documents obligatoires au sens des réglementations rappelées ci-dessus, le client reste seul tenu des obligations comptables et commerciales de classement des pièces justificatives qui lui incombent et ENGIE Solutions ne pourra pas voir sa responsabilité engagée en cas de manquement par le client à ses obligations d’archivage.
Statut de la facture électronique
En application des dispositions de l’article 289 V du Code général des impôts, les Factures électroniques (PDF) signées fournies par ENGIE Solutions tiennent lieu de factures originales pour l’application des articles 286 et 289 du même code. L’impression sur papier d’une facture transmise par ce moyen ne constitue pas un original.
Ces factures constituent des documents légaux justificatifs de l’appel à paiement émis par ENGIE Solutions au même titre que les factures papiers.
Contrôle de l’authenticité et de l’intégrité de la facture électronique
ENGIE Solutions se propose de faire procéder par son prestataire, DATAONE, au nom et pour le compte du destinataire des factures électroniques qui l’accepte, aux vérifications qui incombent à ce dernier consistant à vérifier la signature électronique apposée sur les factures au moyen des données de vérification contenues dans le certificat électronique ainsi qu’à l’authenticité et à la validité du certificat attaché à la signature électronique.
Confidentialité des données
Le client dispose d’un droit d’accès à l’ensemble des factures électroniques que lui adresse ENGIE Solutions grâce aux identifiants de connexion (login et mot de passe) qui lui sont remis. Ces identifiants de connexion sont strictement personnels. En conséquence, le client s’engage à prendre toutes les mesures propres à assurer la sécurité et la confidentialité de ses identifiants de connexion. La responsabilité de ENGIE Solutions ne pourra être engagée en cas de divulgation d’informations ou de données archivées.
Conditions tarifaires
Les Services de Facturation électronique et d’Archivage sont gratuits : inscription et consultation (hors coût des communications Internet qui sont à la charge du client).
Début du contrat et première activation
La souscription aux Services de Facturation Electronique « push PDF » devient effective dès acceptation par le Client des présentes conditions générales.
Résiliation
Le Service de Facturation électronique « push PDF » pourra être résilié à tout moment par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, sous réserve du respect d’un délai de préavis de 30 jours.
Sauf demande contraire formulée par le client dans les mêmes conditions qu’au paragraphe précédent et étant rappelé au Client ses obligations telles que mentionnées à l’article I/b, le Service d’Archivage demeurera en vigueur jusqu’à la date anniversaire de la dixième année de la dernière facture fournie au client par ENGIE Solutions dans le cadre du Service de Facturation électronique résilié.